Политика за защита на личните данни

Окръжен съд – Кърджали обработва лични данни при изпълнение на съдебните си функции – правораздавателна дейност и като „обикновен“ администратор – при извършване на административна дейност

Окръжен съд – Кърджали е администратор на лични данни по смисъла на чл. 4, т. 7 от Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО (Общ регламент относно защитата на данните) и по чл. 42, ал. 5 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) при изпълнение на функциите си на орган на съдебната власт по чл. 17, ал. 1 ЗЗЛД.

Окръжен съд – Кърджали в качеството си на администратор на лични данни има задължение да информира субектите на данни какво да очакват, когато се обработва тяхна лична информация и какви са гаранциите за защита на личните им данни. Защитата на личните данни се урежда в Регламент (ЕС) 2016/679, а също и в други правни актове на Европейския съюз и в законодателствата на неговите държави членки.

Данни за контакт с администратора на лични данни:

Окръжен съд – Кърджали

Адрес за кореспонденция и контакт:

п.к. 6600, гр. Кърджали, , бул. „Беломорски” № 48;

Телефон: 0361/62703, факс: 0361/62708

Работно време: понеделник – петък от 08:30 ч. до 17:00 ч.

Електронна поща: okrsad_kj@mail.bg

Адрес, на който можете да изпратите Вашите искания за упражняване на права:

п.к. 6600, гр. Кърджали, бул. „Беломорски” № 48;

на същия адрес в регистратурата на Окръжен съд – Кърджали - ет. III, стая № 27 от 8:30 ч. до 17:00 ч., можете лично да подадете Вашите искания за упражняване на права.
същите действия можете да предприемете и като изпратите Вашите искания по факс 0361/62708 или с електронна поща на адрес: okrsad_kj@mail.bg.

Данни за контакт с длъжностно лице по защита на данните:

Христина Русева – служител „връзки с обществеността“ при Окръжен съд – Кърджали

Адрес за кореспонденция и контакт: гр. Кърджали, бул. „Беломорски“ №48

Телефон: 0361/62703

Електронна поща: xristina.russeva@abv.bg

Категории лични данни, цели и основания, на които се обработват в Окръжен съд – Кърджали.

Окръжен съд – Кърджали обработва лични данни в следните регистри, които отразяват целите, основанията и категориите лични данни на обработване:

Регистър „Човешки ресурси“
Регистър „Страни и участници по дела“
Регистър „Вещи лица, съдебни заседатели и преводачи“
Регистър „Лица, податели на молби, жалби, сигнали и искания, които не са страни по дела“
Регистър „Заявители по Закона за достъп до обществена информация“
Регистър „Защита на класифицирана информация“
Регистър „Контрагенти, доставчици, външни изпълнители“
Регистър „Инициативи на Окръжен съд - Кърджали“

Регистър „Човешки ресурси“ включва данни на настоящи и бивши съдии и съдебни служители от Окръжен съд – Кърджали по служебни и трудови правоотношения, стажант-юристи, разпределени за стаж в Окръжен съд – Кърджали, кандидати за работа в Окръжен съд – Кърджали. Данните от регистъра се обработват от Окръжен съд – Кърджали при изпълнение на дейности по управление на човешките ресурси и финансово-счетоводна отчетност, както и при изпълнение на нормативните изисквания на Закона за съдебната власт, Кодекса на труда, Кодекса за социално осигуряване, Закона за счетоводството, Закона за данъците върху доходите на физическите лица, Закона за безопасни условия на труд, Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина, Правилника за администрацията в съдилищата и др. Целите, за които се събират и обработват данните са за: изпълнение на произтичащите законови задължения във връзка с правоотношенията на лицата и постигане на финансова и счетоводна отчетност, индивидуализиране на трудови и служебни правоотношения, използване на събраните данни за съответните лица за служебни цели и за всички дейности, свързани с възникване, съществуване, изменение и прекратяване на трудовите правоотношения, изготвяне на документи за обявени конкурсни процедури за работа в съда, изготвяне на кадрови досиета на стажант-юристи. Обработваните категории данни включват данни относно физическа, психологическа, социална, семейна и икономическа идентичност. Правното основание за обработване на данните в регистъра се съдържа в чл.6, §1, б. „б“ и „в“ и и чл.9, §2, б. „б“ от Регламент (ЕС) 2016/679, както и във вр. с Кодекса на труда, Кодекса за социално осигуряване, Закона за счетоводството, Закона за съдебната власт, Закона за данъците върху доходите на физическите лица, Наредба за пенсиите и осигурителния стаж, Правилника за администрацията в съдилищата, Наредба №7/ 15.08.2005 за минималните изисквания за осигуряване на ЗБУТ при работа с видеодисплеи; Закон за здравословни и безопасни условия на труд и съпътстващите го поднормативни актове; Закона за противодействие на корупцията и отнемане на незаконно придобитото имущество; Наредба № 1/01.02.2019 г. за придобиване на юридическа правоспособност.

Регистър „Страни и участници по дела“ включва данни на лица, които участват по дела и съдебни производства, като страни, адвокати, свидетели и други участници в съдебния процес. Данните се събират и обработват за служебни цели и за целите на правораздаването (изготвяне и изпращане съдебни книжа и друга кореспонденция, свързана с входящи и изходящи документи по повод движението и обработването на съдебните дела; както и постановяване на съдебни актове по дела и др.); индивидуализиране на страните и участниците в съдебния процес; за всички дейности, свързани със съществуване, изменение и прекратяване на участието на лицата в съдебния процес; за водене на счетоводна отчетност относно дължимите плащания от и на посочените по-горе лица за държавни такси, глоби, разноски по делата. Обработваните категории данни включват данни, свързани с физическата идентичност, икономическата идентичност, социална идентичност, семейна идентичност, данни за съдебното минало, данни, свързани със здравословното състояние, които се използват за целите на правораздавателната дейност на съда, регламентирана в Закон за съдебната власт и за които е предвидено в съответния закон или друг нормативен акт. Правното основание, за което се събират и обработват данните е за упражняване на правомощията на Окръжен съд – Кърджали при спазване на законовите задължения, които произтичат за администратора на лични данни и се съдържат в чл.6, §1, б. „в“ и „г“ и чл.9, §2, б. „б“ от Регламент (ЕС) 2016/679, Гражданско-процесуалния кодекс, Наказателно-процесулния кодекс, Семейния кодекс, Закон за задълженията и договорите, Закон за собствеността, Закон за гражданската регистрация, Правилника за администрация на съдилищата, както и други нормативни актове, регламентиращи процедурите по образуването и движението на съдебните дела.

Регистър „Вещи лица, съдебни заседатели и преводачи“ включва данни на вещи лица, преводачи и съдебни заседатели, които участват по дела. Данните се събират и обработват за служебни цели и целите на правораздаването в изпълнение на правомощията на Окръжен съд – Кърджали; за изпълнение на нормативните изисквания на законови нормативни актове; за всички дейности, свързани с участието на вещите лица, преводачите и съдебните заседатели в съдебния; за изпращане на кореспонденция, отнасяща се до изпълнението на задълженията им като участници в процеса; за водене на счетоводна отчетност относно дължимите им възнаграждения за участие в съдебното производство. Обработваните категории данни, включват физическа, психологическа, икономическа и социална идентичност. Правното основание за обработване на данните в регистъра се съдържа в чл.6, §1, б.“в“ и б. „д“ от Регламент (ЕС) 2016/679, както и във връзка с Гражданско - процесуалния кодекс, Наказателно - процесуалния кодекс, Наредба № 7 за съдебните заседатели; Наредба № 2/29.062015 г. за вписването, квалификацията и възнагражденията на вещите лица; Наредба за преводачите; Кодекса на труда, Кодекса за социално осигуряване, Закона за счетоводството, Закона за съдебната власт, Закона за данъците върху доходите на физическите лица, Правилника за администрацията в съдилищата и др. нормативни актове.

Регистър „Лица, податели на молби, жалби, сигнали и искания, които не са страни по дела“ включва данни на физически или юридически лица, които не са страни по дела и сезират Окръжен съд – Кърджали с молби, жалби, предложения, сигнали и искания. Данните се събират и обработват с цел правораздаване, изпълнение на нормативните изисквания на Гражданско - процесуалния кодекс и др. нормативни актове, както и за установяване на връзка и кореспонденция с лицата. Обработваните категориите данни включват физическа идентичност, данните се съдържат в подадените от тях молби, жалби, сигнали и искания. Правното основание за обработване на данните в регистъра се съдържа в чл.6, §1, б.“в“ от Регламент (ЕС) 2016/679, Закон за защита на личните данни и други нормативни актове.

Регистър „Заявители по Закона за достъп до обществена информация“ включва данни на лица физически лица, юридически лица, НПО, учени, институции, които са подали заявления за предоставяне н информация реда на Закона за достъп до обществена информация (ЗДОИ).

Данните се събират и обработват с цел обработване на подадени молби, заявления и искания за предоставяне на информация по реда на ЗДОИ, както и за установяване на връзка с лицата-заявители. Обработваните категориите данни включват физическа идентичност на заявителите. Окръжен съд – Кърджали предоставя такава информация само и доколкото тя отговаря на целите на ЗДОИ. Правното основание за обработване на данните в регистъра се съдържа в чл.6, §1, б.“в“ от Регламент (ЕС) 2016/679, Закон за достъп до обществена информация, Закон за защита на личните данни и други нормативни актове.

Регистър „Защита на класифицирана информация“ включва данни на лица-участници по дела с класифицирана информация в съдебното производство; съдебни служители от Окръжен съд – Кърджали. Данните се събират и обработват с оглед правораздаване и законово задължение на администратора за целите на правораздавателната дейност на съда по дела с класифицирана информация; за осигуряване на защита на класифицираната информация по реда на Закона за защита на класифицираната информация (ЗЗКИ) и Правилника за прилагане на закона за защита на класифицираната информация (ППЗЗКИ); обработване на документи при постъпване или създаване в организационната единица на дела и преписки, съдържащи класифицирана информация, отнасяща се до страни и участници в съдебни производства; необходимост от проучване по ЗЗКИ на лица - съдебни служители от Окръжен съд – Кърджали, работещи с класифицирана информация; Категориите лични данни включват физическа, психологическа, социалната, семейна и икономическата идентичност, данни за съдебно минало. Окръжен съд – Кърджали предоставя информация само доколкото отговаря на нормативните разпоредби на ЗЗКИ и ППЗЗКИ. Правното основание за обработване на данните в регистъра се съдържа в чл.6, § 1, б.“в“ и б. „д“ от Регламент (ЕС) 2016/679, ЗЗКИ и ППЗЗКИ.

Регистър „Контрагенти, доставчици, външни изпълнители“ включва данни на лица в качеството им на контрагенти, доставчици и външни изпълнители по договори, по които Окръжен съд – Кърджали е страна по договора. Данните се събират и обработват за целите на сключване и изпълнение на договори при спазване на Закона за задълженията и договорите, Закона за обществените поръчки, Търговския закон и други приложими законови изисквания. Доколкото във връзка с изпълнението на тези договори се обработват лични данни на отделни физически лица, за тях се обработва информация в минимален обем, достатъчна само за точното идентифициране на страните и изпълнението на задълженията по съответния договор. Достъп до тази информация се предоставя на трети лица само, когато това е посочено в нормативен акт или специален закон. Правното основание за обработването на тези данни се съдържа в чл.6, §1, б. „в“ и от Регламент (ЕС) 2016/679, Закон за обществените поръчки и Правилника за неговото прилагане, Закон за съдебната власт, Закон за счетоводството, Закон за задълженията и договорите, Търговски закон, ДОПК, Закон за държавния бюджет на Република България, Закон за финансово управление и контрол в публичния сектор, Закон за мерките срещу изпирането на пари и други нормативни актове.

Регистър „Инициативи на Окръжен съд – Кърджали“ включва данни за участници в образователни програми, дни на отворени врати, комуникационни кампании и др. дейности, свързани с комуникационния план на Окръжен съд – Кърджали; съдии и съдебни служители от Окръжен съд – Кърджали, участващи като лектори и наставници по образователни програми. Целите, за които данните се събират и обработват са за реализиране на образователни програми, дни на отворени врати, комуникационни кампании и др. дейности, свързани с комуникационния план на Окръжен съд – Кърджали; информиране на обществеността за дейността и работата на съда по повод различни инициативи и кампании, с участието на Окръжен съд – Кърджали; установяване на връзка с лицата – участници. Личните данни в този регистър се обработват в минимален обем, достатъчен само за точното идентифициране на участниците и за установяване на връзка с тях. Категориите лични данни включват данни за физическа идентичност - имена и телефон, както и социална идентичност - данни относно наименованието на учебното заведение и класа на участниците; месторабота на лекторите. Правното основание за обработване на лични данни в този регистър е изразеното лично съгласие на субектите на лични данни, каквото е изискването на чл. 6, пар.1, б. „а“ от Регламент (ЕС) 2016/679.

Категории получатели на лични данни извън Окръжен съд – Кърджали

Окръжен съд – Кърджали разкрива лични данни на трети страни и получатели, които се определят за всеки конкретен случай според законовото им основание да получат данните. Категориите получатели на личните данни могат да бъдат: контролни органи, други органи на съдебната власт и държавни институции с оглед изпълнение на нормативни задължения (Висш съдебен съвет, Инспекторат към Висшия съдебен съвет, Главна дирекция „Изпълнение на наказанията“, Комисия за противодействие и отнемане на незаконно придобито имущество и др.); държавни и общински органи и органи, натоварени с публични функции в рамките на техните правомощия (Национална агенция за приходите, Национален осигурителен институт, Министерство на вътрешните работи, Национално бюро за правна помощ, Комисия за защита на личните данни и др.); банки и други финансови институции при възникнало законово или договорно задължение; куриерски фирми и пощенски оператори при адресиране на кореспонденция до физически или юридически лица - субекти на данни; физически и юридически лица, които се определят за всеки конкретен случай според законовото им основание да получат данните;

Срок за съхранение на данните

Като администратор на данни Окръжен съд – Кърджали прилага принципа за ограничаване на съхранението и съхранява лични данни в периоди, които са подходящи за целите, за които данните се обработват, като се отчита обществената значимост, научно-историческото или справочното им значение. Сроковете за съхранение на лични данни са нормативно определени в Глава Десета от Правилника за администрацията на съдилищата (ПАС) и Номенклатурата на делата и сроковете за съхраняването им в Окръжен съд – Кърджали, при спазване на специалните закони и подзаконови нормативни актове.

Обработваните лични данни за целите на правораздавателната дейност се съхраняват в срокове, нормативно определени в Глава Десета от ПАС, като след изтичането им личните данни се унищожават по утвърдени ред и правила. По отношение на личните данни, които се обработват на другите посочени по-горе основания, се прилагат нормативно определени срокове съгласно Закона за Националния архивен фонд, Данъчно - осигурителния процесуален кодекс и др. нормативни актове. Данните по делата се съхраняват до приключването им, след което се архивират и се съхраняват в архив за сроковете, определени в Правилника за администрация в съдилищата.

Права на физическите лица - субекти на данни.

Предприетите мерки за защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679 и Закона за защита на личните данни са насочени към осигуряване правата на субектите, чиито лични данни се обработват, а именно:

право на информираност;
право на достъп до личните данни, свързани с лицето, които се обработват от администратора;
право на коригиране на неточни или непълни лични данни;
право на изтриване („право да бъдеш забравен“) на лични данни, които се обработват незаконосъобразно или с отпаднало правно основание (изтекъл срок на съхранение, оттеглено съгласие, изпълнена първоначална цел, за която са били събрани и други);
право на ограничаване на обработването при наличие на правен спор между администратора и физическото лице до неговото решаване и/или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
право на преносимост на данните, когато личните данни се обработват по автоматизиран начин на основание съгласие или договор. За целта данните се предават в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
право на възражение по всяко време и на основания, свързани с конкретната ситуация на лицето, при условие, че не съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или съдебен процес;
право субектът на данни да не бъде обект на изцяло автоматизирано решение, включващо профилиране, което поражда правни последствия за него или го засяга в значителна степен.
право на оттегляне на съгласието по всяко време, когато обработването на личните данни се основава на съгласие на лицето;

В Окръжен съд – Кърджали не се прилага автоматизирано вземане на индивидуални решения, включително профилиране.

Произтичащите от Регламент (ЕС) 2016/679 и Закона за защита на личните данни права могат да бъдат упражнени с писмено или електронно заявление до администратора на лични данни - Окръжен съд – Кърджали. Подаването на заявлението по електронен път става при условията на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги, Закона за електронното управление и Закона за електронната идентификация.

Заявлението трябва да бъде конкретно и обосновано, като в същото следва да бъде посочено име, адрес и други данни за идентифицирането Ви като субект на данните, да бъде описано в какво се изразява искането, предпочитаната форма за комуникация и действия по същото.

Необходимо е заявлението да бъде подписано, както и да бъде отразена датата на подаването му и адреса за кореспонденция. При подаване на заявление от упълномощено лице към заявлението се прилага и пълномощното.

Условия за упражняване на правата

Окръжен съд – Кърджали предоставя на субекта на данни информация относно действията, предприети във връзка с искане за упражняване на правото, без ненужно забавяне и във всички случаи в срок до един месец от получаване на искането. При необходимост срокът може да бъде удължен с още два месеца, като се взема предвид сложността и броя на исканията. Окръжен съд – Кърджали информира субекта на данните за всяко удължаване в срок от един месец от получаване на искането, като посочва причините за забавянето.

Когато субектът на данни подава искане с електронни средства, по възможност информацията се предоставя с електронни средства, освен ако не е поискано друго.

Право на жалба до надзорен орган или до съда

При неоснователно забавяне или отказ за цялостно или частично предоставяне на информация; при ограничаване на достъпа до информацията; при отказ за коригиране, допълване, изтриване или ограничаване на обработването на лични данни от страна на Окръжен съд – Кърджали субектът на данни има право да подаде жалба както следва:

до Инспектората към Висшия съдебен съвет - при нарушаване на правата по Регламент (ЕС) 2016/679 и по ЗЗЛД при обработване на лични данни от Окръжен съд - Кърджали, свързани с изпълнение на функциите му на орган на съдебната власт по чл. 17, ал.1 ЗЗЛД – само в пряката, същинска правораздавателна дейност, при изпълнение на функциите му на орган на съдебната власт, респ. за целите на предотвратяването, разследването, разкриването или наказателното преследване на престъпления или изпълнението на наказания, има право да подаде жалба до Инспектората към Висшия съдебен съвет в срок 6 месеца от узнаване на нарушението, но не по-късно от две години от извършването му, на основание чл. 38б ЗЗЛД.
до Комисията за защита на личните данни - при нарушени права при обработване на лични данни от съда извън същинската правораздавателна дейност, в дейностите, съпътстващи правораздаването, субектът на данни може да подаде жалба до КЗЛД. Жалбата може да се подаде с писмо, по факса или по електронен път по реда на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги, на основание чл. 38а, ал.1 ЗЗЛД.
до съда - при нарушаване на правата му всяко физическо лице по Регламент (ЕС) 2016/679 и по Закона за защита на личните данни може да обжалва действия и актове на администратора и на обработващия лични данни пред съответния съд по реда на Административно-процесуалния кодекс.

При констатиране на нарушение на сигурността на личните данни по смисъла на чл. 4, т. 12 от Регламента, което има вероятност да доведе до риск за правата и свободите на субектите на данни, Окръжен съд – Кърджали, без излишно забавяне, но не по-късно от 72 часа след като е разбрал за нарушението, на основание и по реда на чл. 33 от Регламента, съответно чл. 67 от Закона за защита на личните данни, уведомява Комисията за защита на личните данни или Инспектората към Висшия съдебен съвет. Ако нарушението има вероятност да доведе до висок риск за правата и свободите на субектите на данни съдът уведомява и субекта на данните за нарушението не по-късно от 7 дни от установяването му.

Окръжен съд – Кърджали предприема всички мерки за предотвратяване и/или отстраняване на евентуални вреди/щети и възстановяване на предходния безопасен статус.

Окръжен съд – Кърджали има задължението да сътрудничи на съответния компетентен надзорен орган и осигури по-нататъшна отчетност на нарушаването на сигурността на личните данни пред тези органи и физически лица, както е предвидено в приложимите закони и подзаконови актове и/или законите на Европейския съюз.

Предаване на лични данни в трети страни или международни организации

Окръжен съд – Кърджали предава лични данни в трети страни (извън Европейския съюз) при изпълнение на съдебни поръчки въз основа на международен договор или при условията на взаимност. В тези случаи се спазват изискванията на Общия регламент относно защитата на данните и предаването се осъществява въз основа на решение на Европейската комисия за адекватно ниво на защита на данните, а при липса на такова - въз основа на подходящи гаранции по чл. 46, § 2, б. „а“ от Регламента (съответния международен договор, по който Република България е страна).

Източници на личните данни

Обработваните от Окръжен съд – Кърджали лични данни се предоставят от субектите на данни - физически или юридически лица, за които се отнасят, както и от други лица в предвидените от нормативен акт случаи, като се съдържат в техните молби, предложения, жалби, заявления и други; в документи, предоставяни от органи на съдебната власт, административни органи, органи на изпълнителната власт, публични органи, институции, други физически и юридически лица.

Мерки за защита на личните данни в съда

Окръжен съд – Кърджали е предприел ефективна защита на обработваните лични данни, чрез въвеждане на необходимите технически и организационни мерки, посочени във Вътрешни правила за мерките за защита на личните данни, утвърдени със заповед на Председателя на Окръжен съд – Кърджали.

Значение на предоставените лични данни

Окръжен съд – Кърджали обработва лични данни като задължително изискване за изпълнение на правомощията и законовите му задължения. Непредоставянето на лични данни в посочените случаи е причина за невъзможността за предприемане на действия по съответните искания.

Когато за обработването на данни е необходимо съгласие на субекта на личните данни, те се обработват само, ако свободно, конкретно, информирано и недвусмислено е изразено съгласието за обработването, като се подписва декларация за съгласие по образец (Приложение 1). В тези случаи субектът на данни има право по всяко време да оттегли съгласието си с подаване на заявление за оттетляне на съгласие по образец (Приложение 2) Оттеглянето на съгласието води до преустановяване на събирането и по-нататъшното обработване на личните данни.

ДОПЪЛНИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1. Промяната на Политиката се извършва по реда на нейното утвърждаване.

Настоящата политика е утвърдена със Заповед № 185/23.06.2021 г. на Председателя на Окръжен съд – Кърджали и е допълнена със Заповед №411/07.12.2021 г. на Председателя на Окръжен съд – Кърджали.

ПРИЛОЖЕНИЯ:

Декларация за съгласие за обработка на лични данни - Приложение № 1;
Завление за оттегляне на съгласие за обработване на лични данни – Приложение №2;
Образец на форма заявление на искане от субекта на данните - Приложение №3